通話提到・Adobe 簽約
簽約連結、合約分類和歸檔
現在的情況
目前用 Adobe 處理線上簽約。有些客戶找不到 Email 裡的合約，簽好的不同類型合約又都放在同一個資料夾，之後不容易找。
系統要做到的事
工作人員選好合約種類和方案後，產生可直接開啟的簽約連結。簽署完成後，再依合約類別自動歸檔。
客戶提到客戶服務、人事、外包合作和工程合作等合約。現有 Adobe 的連接方式、分類規則和資料夾結構要再確認。
先看簽約流程
沿用目前的簽約服務，先選合約種類和方案，再提供可直接開啟的連結。簽完後依類別歸檔，串接方式會再跟您確認。
選合約種類和方案先確認客戶、人事、外包和工程合作等合約，現在各自有哪些版本。
提供簽約連結客戶點開連結就能看到對應合約，不必再從信箱找附件。
簽完後分類歸檔合約依種類整理，之後要找資料時能直接查看。
先處理現在卡住的事
先談您明確提到的簽約、新人訓練和既有系統維護。
通話提到・新人訓練
新人的技能圖和學習 SOP
現在的情況
新人進來後需要重新教，若一時不適應，前面的教學又得重來。
系統要做到的事
把工作技能整理成樹狀圖，標出新人剛進來的前幾天要先學什麼，讓新人能照著 SOP 自己學。
電話裡提到技能圖、樹狀圖和新人前幾天的學習順序。實際要放哪些工作內容，還要逐項盤點。
通話提到・既有系統
接手現有系統的後端維護
現在的情況
業務系統已經開發出來，您也會自行調整部分功能。現在希望有人接手後端、備份、版本管理和雲端部署等工作。
想找人接手的部分
先盤點業務和內勤系統各自怎麼運作、程式和雲端環境放在哪裡，再確認備份、版本更新、問題回報和遠端支援的做法。
您提到大部分問題希望能在線上處理，也希望釐清問題回覆和排除的時間。各系統目前的狀況要先盤點。
有需要再補上
電話裡提到想讓新人照 SOP 自己學，但不同職務怎麼分流、學習情況要不要回報，還需要確認。
預想・待技術顧問確認
依職務安排不同的新人學習順序
目前還要確認
公司裡有業務和內勤工作，但電話裡還沒談到不同職務要學哪些內容，或哪些步驟可以共用。
可以怎麼做
先盤點各職務目前的教學內容，再決定要共用一套 SOP，還是各自安排學習順序。
推測依據：您提到約三十位同仁、持續招募和新人訓練，但尚未列出職務與教材內容。
預想・待技術顧問確認
查看新人學到哪個步驟
目前還要確認
電話裡希望新人能沿著技能圖自學，還沒提到主管是否需要查看每個人的學習進度。
可以怎麼做
如果主管需要掌握進度，再討論要不要標記已完成和待學的步驟。
推測依據：您提到新人訓練常要重教，也希望整理成 SOP。學習進度紀錄是延伸做法，需由技術顧問確認。
先把基本流程整理好
以下是常見的延伸做法，電話裡沒有提到。等簽約和新人訓練的基本流程確認後，再決定要不要加。
常見想法
尚未簽署提醒和催簽紀錄
為什麼可以先不做
先把合約種類、連結和歸檔方式整理清楚，人工查看待簽狀態也能先開始。
什麼時候再加
如果常遇到合約放著沒簽，或需要追查誰提醒過客戶，再討論自動提醒和聯絡紀錄。
常見想法
新人訓練測驗和成果紀錄
為什麼可以先不做
先整理要教的內容和學習順序，確認哪些工作需要實際操作或檢核。
什麼時候再加
如果有些技能需要確認新人能獨立完成，再加測驗或主管檢核。
常見想法
依職務設定合約資料的查看範圍
為什麼可以先不做
先確認哪些人會建立、簽署和整理合約，依實際分工安排查看範圍。
什麼時候再加
如果不同職務需要查看不同類型的合約，再細分誰能看、誰能改。
今天想確認的 12 件事
這些答案會決定上面哪些要做、怎麼做。可以直接在框框裡記下來。
- 一份客戶合約從建立到寄出，現在通常由誰處理哪些步驟？客戶找不到信時，通常怎麼協助？
- 四種合約現在分別用什麼方式建立和管理？客戶、人事、外包和工程合作合約是否都在 Adobe 處理？
- 簽完的合約現在會存在哪裡？要找某一類合約時，怎麼找？
- 不同合約連結和方案現在怎麼建立？誰負責選擇合約版本？
- 客戶通常用手機還是電腦開啟連結並完成簽署？
- 客戶收到連結後，最常在哪個步驟需要同仁協助？
- 新人進來後，前幾天實際由誰教、按照什麼順序教？
- 新人訓練資料目前放在哪裡？需要重教時，現在怎麼交接？
- 新人要學的內容有哪些？不同職務會學同一套嗎？
- 目前的業務系統和內勤系統各自負責哪些工作？
- 現有程式版本、備份和雲端部署現在怎麼管理？出問題時由誰處理？
- 遠端支援時，哪些問題最急？希望多久內收到回覆，多久內排除？
今天的共識
上面每一項按下「需要／再看看／不需要」，這裡都會自動整理。會後我會照這份清單，整理成正式的功能規劃。